無論是什麼行業的企業或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經驗是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：
1:需要做些什麼？
會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。
2:誰來籌劃會議？
從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會議籌劃者的職責：作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。
* 善于與人共事
* 善于注意小節
* 善于解決問題
* 善于與人協商
* 能夠管理會議財務事宜
* 熟悉酒店運作
* 能夠安排恰倒好處的菜單
* 能夠熟練操作電腦
* 能夠熟練地與視聽服務公司打交道
* 能妥善接待貴賓和外國客人
* 熟知各種禮儀
* 行事果斷、執著
會議籌劃者的任務：
* 制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標
* 制定會議議程
* 了解可供使用的場所和設施情況
* 選擇或提議合適的場所
* 檢查并比較各項設施
* 安排交通事宜
* 協調會務工作人員的活動
* 招收、培訓會務人員和廣告人員
* 制定可行預算或按既定預算安排有關工作
* 確定各項工作的時間安排
* 視察選定的場所和設施
* 與各有關方面進行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務公司）
* 確定印刷公司
* 安排食品、飲料有關事宜
* 討價還價
* 同會議發言人和各位貴賓進行聯系
3:主要會議類型：
* 銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。
* 年會：可以是公司股東大會，也可能是行業協會每年一次的會員大會。
* 產品發布會：是為了向專業群體和消費者介紹和推廣某一新產品。
* 研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。
* 專業會議：是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。
* 獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現進行表彰獎勵。
* 培訓會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所，培訓內容高度集中，由某個領域的專業培訓人員教授，而且通過培訓要實現某些目的和目標。
4:會議籌劃步驟：
目的和目標：確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。
會議的目標和目的有以下一些：
* 培訓 * 通知 * 教育 * 探討問題 * 做決策
* 引入新事物或介紹新人員
* 激勵 * 開發 * 展示 * 促進與改善 * 解決問題
* 討論如何贏利 * 贏利
5:在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：
* 預計召開會議的日期；
* 會議預計召開幾天；
* 打算在什麼地方召開會議；
* 會議形式或程序是什麼；
* 需要多大的場地；
* 以前開過這樣的會議嗎？結果如何；
* 將有多少人到會；
* 會議預算是多少；
* 與會者對費用開支很在意嗎？
* 打算選用什麼級別的酒店和設施；
* 打算選用最高級的房間標準是什麼；
* 誰來制作會議邀請函；
* 會議需要向與會者打印相關資料嗎？
* 會議的發言人有哪些？
* 會議需要什麼樣的視聽設備；
* 需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；
* 與會者可以攜帶家屬嗎？
* 打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？
* 有誰來承擔這些活動的費用。
經營許可證：L-HUN-GJ08019 
