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許多人在從事會議規(guī)劃時,都以"方便"--主席的方便以及與會者的方便,作為會議選址的依據。這樣做并不妥當,因為"方便"只是會議選址的諸種考慮之一。會議選址至少應顧及下列七個條件:  
    (1)場地必須有空檔且可供使用。 
 
    (2)場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。有人認為平均每一位與會者若能擁有1.5米2的空間,才算理想。 
 
    (3)必須擁有包括桌椅在內的適當家具。會議時間愈長,所使用的桌椅愈應令與會者感到舒服。不過,卻不應該令與會者舒服到無心開會的地步。 
 
    (4)必須擁有充足的照明及通風設備。 
 
    (5)必須能免于聲音、電話、訪客等干擾,以防與會者分心。 
 
    (6)必須令主席及與會者大致方便。 
 
    (7)成本必須低廉。 
 
    以上七個條件之中,前四個可視為任何會議地點的必備條件,缺一不可,但后三個條件則往往因相互沖突而無法同時具備。例如為節(jié)省開支及令與會者大致方便,主席將會議地點定在與會者辦公室的附近。但是,由于會議地點太接近辦公室,就會在會議進行中常有電話或訪客的干擾。此外,與會者也常在會議進行中伺機進出會場。反過來說,倘若為了令與會者專心開會,主席遂將會議地點改在遠離與會者辦公的地方。但是會議地點遙遠,不但令與會者感到不便,而且也令會議成本因而提高。許多管理者對會議地點的選擇都有這樣的共同認為:一般性的會議或是為時較短的會議,原則上應在與會者辦公室附近召開,但是特別重要的會議或是為時較長的會議,則應選擇遠離與會者辦公室的地方召開。 
    
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