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會議效率不高的原因及預防性管理
1、會議的通病──效率不高
小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現狀，值得我們思考。
很多公司往往由於以下原因，開會效率低下：
公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務繁忙的周一開。
許多主管對於何時開會幾乎都不徵詢員工的意見。這使得員工疲於奔命，甚至得延後或放棄叁加其他會議。
有些必須到會的員工，因爲已經與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關系最密切的人，所以準備不充分或者根本來不及準備。
時下有一句很流行的話──最近比較煩，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改爲開會比較煩.開會之所以煩，用小王的話來說，就是會議常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質量也很低，簡而言之，會議效率不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。
2、會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的致命傷，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。
高效會議的八大特徵
與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。高效會議具有8大特徵。
建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特徵一一列出，并隨時檢驗，充分做好預防性管理，使即將召開的會議能夠成爲真正意義上的高效會議。
會議規范
會議規范包含3個部分：會議時間安排的規范、固定的會議流程規范以及會議規范本身。
1、會議時間安排的規范
上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現實的。
上午9-10點之間，員工已經開始進入工作狀態。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業務會談的最佳時機。
上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。
下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。
2、會議規范本身
會議規范是指大家達成共識的會議守則。會議規范主要包括以下條款：
所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有叁會人的開會時間。
超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料。
所有與會者都要準備在會上發言。
準時開始，準時結束。
各業務單位負責人對決議能否達成負直接責任。
所有與會者應知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規則最重要，需特別注意。
意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮黑臉.會議結束2-3天後，所有與會者應拿到會議記錄。
所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責。
必要時請第三方監控，以保證會議質量。
固定的會議流程規范
固定的會議流程規范主要包括一個中心、兩個基本點。
（1）一個中心一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括：
會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關規章制度；指定會議記錄人。
進行會議討論，可以分爲不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流資訊；産生主意、做決定、確認行動；總結。
結束會議，具體包括：總結；安排下次會議。
（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結束後的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關鍵。所以，一個規范的會議流程必須包含會前的準備工作與會後的跟蹤工作。會前的準備工作與會後的跟蹤工作具體包括寫、發備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。
會議效率不高是當前許多會議的現狀。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應在會前充分做好預防性管理。
與此同時，清楚了解什麼是高效會議、會議規范有哪些也至關重要，只有掌握了這些，才能從正面引導我們如何提高會議的效率。
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